ChatGPTで営業メールを下書きする方法 — 事実を足させないプロンプト5選

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営業メールの下書きをAIに任せるとき、困るのは文章の上手さだけではありません。入力していない導入実績や、約束していない納期を、もっともらしく足されることがあります。

この記事では、確認済みの事実だけで下書きを作り、送信前に点検する手順を紹介します。以下は編集部が作成したテンプレートです。特定モデルの比較実験、返信率の向上、作業時間の短縮を実証したものではありません。

改訂について：旧版の「3倍速」「ChatGPTとClaudeの比較結果」は、裏付ける実行記録を確認できなかったため撤回しました。以下の例の社名・状況は架空です。

まず、送ってよい情報を決める#

会社のAI利用ルールを確認し、顧客名、メールアドレス、契約条件、社外秘情報をそのまま入力しないでください。名前をA社に置き換えても、案件の組み合わせから相手が特定される場合があります。公開済みの情報や、業務と無関係な架空データで試すところから始めます。

AIに渡す前に、次の4項目だけ整理します。

共通の指示：勝手な数字と約束を足させない#

下の共通指示と、用途別テンプレートを一緒に貼り付けます。波括弧の部分を埋め、空欄のまま送らないでください。

あなたは営業メールの下書きを補助します。
次の制約を守って、日本語のメールを作ってください。

- 入力された事実だけを使う。
- 実績、数値、納期、値引き、相手の課題を推測して追加しない。
- 不明な情報は本文に埋めず、末尾の「確認が必要な点」に分ける。
- 過去の会話や面識があったように装わない。
- 件名と本文を分ける。署名は「［署名］」とする。
- 出力は送信せず、下書きとして返す。

用途別に使えるプロンプト5つ#

1. 希望された資料を送る#

【目的】相手から希望された資料の送付
【相手との接点】{実際にあった接点}
【送る資料】{資料の正式名称}
【確認済みの内容】{資料に実際に記載されている内容}
【依頼したいこと】{相手にお願いする次の行動を1つ}
【長さ】本文は250字程度

添付ファイルがあるとは断定せず、添付確認は「確認が必要な点」に記載してください。

2. 前回の連絡を補足する#

【目的】前回の案内に関する補足
【前回伝えたこと】{事実だけを要約}
【今回追加する情報】{公開可能で確認済みの情報}
【依頼したいこと】{次の行動を1つ}
【避けること】返信がない理由の推測、催促、架空の締め切り
【長さ】本文は200字程度

3. 商談のお礼と確認事項をまとめる#

【目的】商談のお礼と認識合わせ
【話した内容】{公開可能な範囲で、実際に話した内容}
【決まったこと】{合意済みの事項。なければ「なし」}
【未決定のこと】{まだ決まっていない事項}
【こちらの次の行動】{約束済みの行動。なければ「未定」}

合意済みと未決定を混同しないでください。
相手が導入を決めた、満足していた、という解釈を加えないでください。

4. 過去の取引先へ連絡する#

【目的】過去の取引先への情報提供
【過去の接点】{記録で確認できる接点}
【今回連絡する理由】{確認済みの変更や案内}
【相手に役立ちそうな情報】{事実として紹介できる内容}
【次にお願いすること】{任意の行動を1つ}

親密さを装わず、不要なら返信を求めない文面にしてください。

5. 事実と一致する件名を考える#

以下の本文に合う件名を3案出してください。
【本文】{個人情報などを除いたメール本文}

- 本文にない利点、数字、期限を付け足さない。
- 実際の返信でなければ「Re:」を使わない。
- 緊急でなければ「至急」「重要」を使わない。
- 各案について、本文のどの事実に対応するかを1行添える。

入力と完成形の例#

以下はモデルの実出力ではなく、テンプレートの使い方を示す編集例です。

入力（架空）：展示会で資料送付を希望された。資料名は「製品の機能一覧」。相手に質問があれば返信してほしい。導入実績や料金の情報は渡していない。

編集例：

件名：ご希望の製品資料のご案内

A社 ご担当者様

展示会ではお話しいただき、ありがとうございました。 ご希望の「製品の機能一覧」をお送りします。 ご確認のうえ、ご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください。

［署名］

「業務時間が80%減る」「同業他社で好評」といった情報は、入力にないため加えません。実際の送信時は、接点と相手の希望が記録に合っていること、資料が正しく添付されていることを確認します。

送信前に確認する6項目#

1. 宛名・社名・担当者名は正しいか。
2. 数字、実績、引用は元資料と一致しているか。
3. 納期・価格・値引きなど、未承認の約束をしていないか。
4. 「ご相談いただいた」などの接点を作り足していないか。
5. 添付ファイル・リンク・署名がそろっているか。
6. 相手の希望や会社の送信ルールに反していないか。

迷う箇所があれば送らず、担当者に確認してください。

効果は、下書きから送信可能になるまでで測る#

このテンプレートで何分短縮できるか、返信率が上がるかは未測定です。試すときは、似た条件のメールで「情報整理から最終確認までの時間」と「修正箇所」を記録します。AIが文章を出すまでの時間だけで、業務全体の効果を判断しないようにします。

まずは実際の顧客へ送らず、架空データで下書きを1通作り、上の6項目で点検してみてください。

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